Gemeente Noordoostpolder

“Door de automatische ritregistratie van privé of zakelijk gebruik van het voertuig kunnen wij de Belastingdienst altijd voorzien van de juiste informatie.”

Wijzigingen in de wet- en regelgeving omtrent de belastingdienst waren voor de Gemeente Noordoostpolder reden om te gaan kijken naar een ritregistratiesysteem. 

De bewijslast inzake privé gebruik van bedrijfsvoertuigen ligt bij de werkgever en dus moet de Gemeente de ritregistratie kunnen overleggen.

“We hadden meerdere eisen en wensen aan het systeem, zo wilden we bijvoorbeeld een overview op de kaart hebben met de locatie van de voertuigen. Uiteindelijk gaf de gebruiksvriendelijkheid van EasyTrack de doorslag en zijn we met Rietveld in zee gegaan.” aldus Dick Tromop, Chef Werkplaats bij de Gemeente Noordoostpolder.

Inmiddels zijn 37 voertuigen uitgerust met EasyTrack, deze zijn door de monteurs van Rietveld geïnstalleerd en is de teamleider logistiek, Fons de Rijk, nu gecertificeerd als zelfinbouwer. Als er dus veranderingen zijn in het wagenpark kan hij dit zelf opvangen.

“Via EasyTrack houden wij nu de ritregistratie bij en gebruiken we het tevens om te kunnen zien waar de voertuigen zich bevinden. Dit laatste zorgde wel voor enige twijfel binnen de Gemeente. Wij hebben privacy namelijk hoog op de prioriteitenlijst staan en daarom werd er eerst goed gekeken naar een werkbare vorm van tracking & tracing. Daarom is EasyTrack zo ingericht dat de werknemers binnen de Gemeente alleen realtime op een kaart kunnen zien waar de voertuigen zich bevinden. Hierdoor kunnen we wel onze dienstverlening optimaliseren. Als er een klacht of melding binnenkomt kunnen we snel anticiperen en de dichtstbijzijnde collega sturen.
Daarnaast is het door de registratie mogelijk om te waarborgen dat iedereen zo efficiënt mogelijk werkt. Door te bekijken welk type voertuigen in een bepaalde periode ingezet zijn kan er gekeken worden of het wagenpark en je personeel nog voldoet en is het snel te zien of bepaalde voertuigen stil staan. Ook ben je flexibel en kan je snel schakelen met je personeel om een efficiënte bezetting te creëren.”

“Met EasyTrack kunnen wij onze dienstverlening optimaliseren zonder dat de privacy in het geding komt.”

Het implementeren van een nieuw systeem verloopt niet altijd zonder slag of stoot.

“Wij hadden eerst nog wat problemen met het beveiligingsprotocol van het netwerk. Gemeentes werken vaak met streng beveiligde systemen omdat we onder andere veel met persoonsgegevens  en andere privacygevoelige informatie werken. In eerste instantie werkte de webapplicatie EasyTrack daarom niet goed op ons netwerk. Na een interessante en waardevolle sessie met Rietveld zijn alle problemen getackeld en kan EasyTrack nu ook werken i.c.m. de beveiligingsprotocollen van de Gemeente Noordoostpolder. Wij waarderen hierin het meedenken van Rietveld en kunnen daarom uitkijken naar een goede samenwerking de komende jaren.”